Política de Tratamiento de Datos Personales

PAREX COLOMBIA S.A.S. · NIT 902.100.505-9 · Versión 1.0

Capítulo I. Disposiciones generales

Cláusula primera. Identificación del responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales a que se refiere la presente política es PAREX COLOMBIA S.A.S., sociedad por acciones simplificada con domicilio principal en Bogotá D.C., identificada con NIT 902.100.505-9 y matrícula mercantil No. 04147376 de la Cámara de Comercio de Bogotá (en adelante, "PAREX"), con domicilio en Bogotá D.C. y correo electrónico para asuntos de datos personales compliance@parex.ai.

Cláusula segunda. Marco normativo

La presente política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política; la Ley Estatutaria 1581 de 2012; el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013); la Ley Estatutaria 1266 de 2008, modificada por la Ley 2157 de 2021, en lo relativo a información financiera, crediticia, comercial y de servicios; y las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cláusula tercera. Ámbito de aplicación

Esta política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por PAREX, de forma automatizada o manual, en desarrollo de su actividad de marketplace de materiales de construcción, operaciones de confirming y compra de cartera, y de su funcionamiento administrativo. Es de obligatorio cumplimiento para PAREX, sus administradores, empleados, contratistas y los encargados que traten datos por cuenta de PAREX.

Cláusula cuarta. Definiciones

Para efectos de esta política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 3 de la Ley 1266 de 2008, en particular: autorización, base de datos, dato personal, dato público, dato semiprivado, dato privado, dato sensible, encargado del tratamiento, responsable del tratamiento, titular, tratamiento, transferencia y transmisión.

Cláusula quinta. Principios

PAREX aplicará en todo tratamiento los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, y el principio de responsabilidad demostrada, conforme al cual PAREX mantendrá evidencia de las medidas adoptadas para cumplir la ley.

Capítulo II. Titulares, datos y finalidades

Cláusula sexta. Titulares

PAREX trata datos de las siguientes categorías de titulares:

• (a) Representantes legales, apoderados, accionistas, beneficiarios finales y contactos de proveedores de materiales vinculados al marketplace.
• (b) Representantes legales, apoderados, accionistas, beneficiarios finales, contactos de obra y personal autorizado de las constructoras clientes.
• (c) Personas naturales que se obligan como codeudores solidarios, avalistas o garantes de las obligaciones de las constructoras.
• (d) Usuarios de la plataforma digital de PAREX y visitantes de sus canales.
• (e) Contactos de bancos aliados, aseguradoras, fondeadores, inversionistas y demás aliados comerciales.
• (f) Empleados, contratistas, practicantes y candidatos en procesos de selección.

Cláusula séptima. Datos tratados

PAREX podrá tratar datos de identificación, contacto, ubicación, laborales y profesionales, patrimoniales, tributarios, financieros, crediticios y comerciales, información de listas restrictivas y de personas expuestas políticamente, registros de acceso y uso de la plataforma, y firma electrónica. PAREX no solicitará datos sensibles salvo cuando la ley lo exija o el titular lo autorice expresamente; en tal caso informará al titular que no está obligado a suministrarlos. Los datos biométricos que se capturen para validación de identidad en la vinculación digital se tratarán como datos sensibles, con autorización expresa y separada.

Cláusula octava. Datos según el canal de recolección

PAREX recolecta datos por los siguientes canales:

• (a) Formulario de registro o contacto en el sitio web: correo electrónico y, de forma opcional, nombre, empresa y teléfono. Es obligatorio el correo para atender la solicitud.
• (b) Vinculación en la plataforma: datos de identificación de la empresa, de sus representantes, accionistas y beneficiarios finales, información financiera y tributaria, y documentos soporte. Son obligatorios para vincularse y operar.
• (c) Solicitud de cupo y operación de crédito: información financiera y crediticia de la constructora y de sus codeudores, y consultas ante operadores de información. Son obligatorios para el análisis de crédito.
• (d) Canal de denuncias: asunto y descripción del reporte, que son obligatorios, y de forma opcional nombre, correo y celular del denunciante, quien puede reportar de forma anónima.
• (e) Contacto comercial presencial, telefónico o por mensajería: nombre, empresa, cargo y datos de contacto.

Cláusula novena. Finalidades generales

Los datos se tratarán para las siguientes finalidades:

• (a) Vincular proveedores y constructoras a la plataforma y verificar su identidad y la de sus representantes y beneficiarios finales.
• (b) Adelantar el análisis de crédito de constructoras y de sus codeudores solidarios, asignar y revisar cupos, y hacer seguimiento a la cartera.
• (c) Celebrar, ejecutar y administrar las operaciones de compraventa de materiales, confirming, compra de cartera, endoso de facturas electrónicas y su registro en el RADIAN.
• (d) Realizar gestión de cobranza prejudicial y judicial y ejercer los derechos derivados de títulos valores y garantías.
• (e) Cumplir las obligaciones del Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST previsto en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, incluyendo debida diligencia, consulta de listas restrictivas y reportes a la Unidad de Información y Análisis Financiero.
• (f) Gestionar el seguro de crédito comercial que ampara la cartera, incluyendo la información que exija la aseguradora para la suscripción, el seguimiento y la reclamación de siniestros.
• (g) Coordinar con los bancos aliados que financian la obra, en los términos autorizados por el titular.
• (h) Cumplir obligaciones contables, tributarias, de facturación electrónica y de atención de requerimientos de autoridades.
• (i) Enviar comunicaciones operativas y, con autorización previa, comunicaciones comerciales sobre productos de PAREX.
• (j) Administrar la relación laboral o contractual con empleados y contratistas y adelantar procesos de selección.
• (k) Garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir fraude y suplantación y conservar registros de auditoría.
• (l) Ceder, endosar o vender la cartera y los títulos derivados de las operaciones a fondeadores o terceros, y permitir la debida diligencia de potenciales inversionistas, adquirentes o sociedades resultantes de una fusión, escisión o adquisición, bajo compromisos de confidencialidad.

Cláusula décima. Finalidades esenciales y opcionales

Las finalidades de los literales (a) a (h), (j), (k) y (l) de la cláusula anterior son esenciales para la relación con el titular. La finalidad del literal (i) es opcional: el titular puede negarse a ella o revocarla en cualquier momento sin que ello afecte la relación. PAREX no vende, arrienda ni intercambia datos personales con terceros para fines comerciales de esos terceros.

Cláusula décima primera. Información financiera y crediticia

Para la consulta y reporte de información ante operadores de información financiera, crediticia, comercial y de servicios, PAREX obtendrá del titular autorización previa, expresa y separada, conforme a la Ley 1266 de 2008. La información consultada solo se utilizará para el análisis y cálculo del riesgo crediticio del titular y para la evaluación de la relación contractual, y en ningún caso para decisiones laborales, de acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1266 de 2008 modificado por la Ley 2157 de 2021. Antes de reportar un dato negativo, PAREX efectuará la comunicación previa al titular y respetará el plazo previsto en el artículo 12 de la Ley 1266 de 2008, contado desde el envío de dicha comunicación. Los datos negativos se retirarán en los términos de permanencia del artículo 13 de la misma ley.

Cláusula décima segunda. Codeudores solidarios

Las personas naturales que se obliguen como codeudores solidarios otorgarán, en nombre propio, autorización para el tratamiento de sus datos, la consulta y el reporte ante operadores de información, y la verificación en listas restrictivas. Esta autorización podrá constar en el mismo documento o flujo digital en que la constructora otorga la suya, siempre que el codeudor la acepte con su propia firma o mecanismo de aceptación individual. Cuando el representante legal de la constructora sea a la vez codeudor, otorgará la autorización en ambas calidades, de forma diferenciada. La autorización otorgada por la constructora como persona jurídica no sustituye la autorización personal del codeudor.

Cláusula décima tercera. Datos del canal de denuncias

Los datos recibidos por el canal de denuncias se usarán únicamente para investigar posibles incumplimientos, actos de corrupción, soborno, lavado de activos o conductas contrarias a los códigos y políticas de PAREX. PAREX protegerá la identidad del denunciante, no usará estos datos con fines comerciales y solo los compartirá con quien deba intervenir en la investigación o con las autoridades competentes. Se conservarán por el tiempo necesario para la investigación y las obligaciones legales de conservación aplicables.

Capítulo III. Autorización

Cláusula décima cuarta. Obtención de la autorización

PAREX obtendrá la autorización del titular a más tardar en el momento de la recolección, por escrito, por medios electrónicos, incluida la aceptación en la plataforma con mecanismos que permitan su consulta posterior, o mediante conductas inequívocas. PAREX conservará prueba de la autorización durante todo el tiempo del tratamiento.

Cláusula décima quinta. Casos en que no se requiere autorización

No se requerirá autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, en particular cuando la información sea requerida por entidad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, se trate de datos de naturaleza pública, o de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Cláusula décima sexta. Datos de terceros suministrados por clientes

Cuando un proveedor o una constructora suministre a PAREX datos de sus representantes, empleados, contactos o beneficiarios finales, declarará que cuenta con la autorización de dichos titulares para compartirlos con PAREX para las finalidades de esta política, y mantendrá indemne a PAREX frente a reclamaciones derivadas de la falta de esa autorización.

Capítulo IV. Circulación de los datos

Cláusula décima séptima. Encargados y destinatarios

PAREX podrá compartir datos, en la medida necesaria para cada finalidad, con: (a) el proveedor externo que presta apoyo en la administración del Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST, en calidad de encargado; (b) la aseguradora de crédito comercial; (c) los bancos aliados, previa autorización del titular; (d) operadores de información financiera y crediticia; (e) proveedores tecnológicos de alojamiento, firma electrónica, validación de identidad y facturación electrónica; (f) asesores legales, contables y revisores; y (g) autoridades competentes. Con cada encargado PAREX suscribirá un contrato de transmisión con las obligaciones del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Cláusula décima octava. Transmisión y transferencia internacional

Cuando los datos se alojen o procesen por encargados fuera de Colombia, PAREX suscribirá contrato de transmisión en los términos del Decreto 1074 de 2015, lo que no requiere autorización adicional del titular. Cualquier transferencia internacional a un responsable se sujetará al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012: solo a países con niveles adecuados de protección según la Superintendencia de Industria y Comercio, o con autorización expresa del titular o las demás excepciones legales.

Cláusula décima novena. Circulación a otras sociedades

PAREX no comparte datos personales con sociedades con las que no tenga relación contractual para el tratamiento. Si en el futuro se configura vinculación económica con otra sociedad, cualquier circulación de datos se hará previa actualización de esta política y, cuando corresponda, nueva autorización.

Capítulo V. Derechos y procedimientos

Cláusula vigésima. Derechos del titular

El titular tiene derecho a: (a) conocer, actualizar y rectificar sus datos; (b) solicitar prueba de la autorización; (c) ser informado sobre el uso de sus datos; (d) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo agotamiento del trámite ante PAREX; (e) revocar la autorización o solicitar la supresión cuando no exista deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; y (f) acceder gratuitamente a sus datos al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política, en los términos del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 2.2.2.25.4.2 del Decreto 1074 de 2015.

Cláusula vigésima primera. Área responsable

La atención de consultas y reclamos está a cargo del área de cumplimiento de PAREX, a través del correo electrónico compliance@parex.ai, que es el canal oficial para el ejercicio de los derechos del titular. Mientras la sociedad no designe un oficial de protección de datos distinto, esta función la ejerce el representante legal.

Cláusula vigésima segunda. Legitimación y acreditación

Conforme al artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015, pueden ejercer los derechos: (a) el titular, acreditando su identidad con copia de su documento; (b) sus causahabientes, acreditando tal calidad con el registro civil de defunción del causante y el documento que pruebe el parentesco o la adjudicación; (c) su representante o apoderado, con copia del poder y de su documento de identidad; y (d) quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro. Si PAREX encuentra diferencias entre el nombre del titular y el documento aportado, lo informará al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que las aclare. PAREX no entregará información a quien no acredite legitimación.

Cláusula vigésima tercera. Consultas

Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no fuere posible, se informará al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

Cláusula vigésima cuarta. Reclamos

Los reclamos de corrección, actualización, supresión o por incumplimiento se tramitarán conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012: el reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. Si está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes; si en dos (2) meses no presenta la información, se entenderá desistido. Se incluirá la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Si PAREX no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado. El término máximo de respuesta será de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles informando los motivos. Los reclamos relativos a información financiera y crediticia seguirán además el artículo 16 de la Ley 1266 de 2008.

Cláusula vigésima quinta. Revocatoria

La revocatoria podrá ser total, respecto de todas las finalidades, o parcial, respecto de finalidades determinadas como el envío de comunicaciones comerciales, caso en el cual PAREX podrá seguir tratando los datos para las demás finalidades autorizadas. El titular indicará en su solicitud el alcance de la revocatoria.

Cláusula vigésima sexta. Límites a la supresión

La supresión o revocatoria no procederá mientras subsistan obligaciones a cargo del titular o de la constructora que respalda, ni respecto de la información que PAREX deba conservar por disposición legal, en particular los documentos soporte del Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST y los libros y papeles del comerciante, que se conservarán por el término del artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

Capítulo VI. Seguridad, vigencia y registro

Cláusula vigésima séptima. Seguridad

PAREX adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado, incluyendo control de accesos por roles, cifrado, registros de auditoría y compromisos de confidencialidad. Los incidentes de seguridad que afecten datos personales se reportarán a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones de dicha entidad.

Cláusula vigésima octava. Cookies y tecnologías similares

Las cookies son pequeños archivos que un sitio web guarda en el navegador del usuario para recordar información sobre su visita. PAREX podrá usar en su sitio web y plataforma las siguientes categorías:

• (a) Estrictamente necesarias: permiten iniciar sesión, mantener la sesión activa, proteger la plataforma y prevenir fraude. No requieren consentimiento porque sin ellas el servicio no funciona.
• (b) Funcionales: recuerdan preferencias del usuario, como el idioma o la configuración de la plataforma.
• (c) Analíticas: permiten medir de forma agregada cómo se usa el sitio, por ejemplo páginas visitadas y tiempo de navegación, para mejorarlo.
• (d) Publicitarias o de seguimiento: permiten medir campañas y mostrar anuncios de PAREX en otros sitios.

Las cookies de los literales (b), (c) y (d) solo se activarán con la aceptación previa del usuario mediante un aviso en el sitio, que le permitirá aceptarlas, rechazarlas o configurarlas por categoría, y retirar su consentimiento en cualquier momento. Rechazarlas no impide usar la plataforma. Cuando estas cookies sean provistas por terceros, como proveedores de analítica o redes publicitarias, esos terceros actuarán como encargados o bajo sus propias políticas, y la información podrá procesarse fuera de Colombia en los términos de la cláusula sobre transmisión y transferencia internacional. El usuario también puede bloquear o borrar las cookies desde la configuración de su navegador. PAREX publicará en el sitio web el listado actualizado de las cookies en uso.

Cláusula vigésima novena. Menores de edad

La plataforma está dirigida exclusivamente a personas jurídicas y a personas naturales mayores de edad que actúan en su nombre o como codeudores. PAREX no recolecta datos de niños, niñas y adolescentes; si llegare a hacerlo por error, los suprimirá.

Cláusula trigésima. Registro nacional de bases de datos

PAREX inscribirá sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos cuando sus activos totales superen cien mil (100.000) UVT, conforme al artículo 2.2.2.26.1.2 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018.

Cláusula trigésima primera. Vigencia de las bases de datos

Los datos permanecerán en las bases de datos durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recolectados y los términos de conservación legales. Los datos de contacto recibidos por el sitio web de quienes no lleguen a vincularse se conservarán hasta tres (3) años desde la última interacción, salvo solicitud previa de supresión. Vencidos los plazos, PAREX suprimirá o anonimizará los datos.

Cláusula trigésima segunda. Modificaciones

Cualquier cambio sustancial a esta política se comunicará a los titulares antes de su implementación, mediante publicación en el sitio web con su fecha de actualización y, cuando PAREX cuente con su correo electrónico, por ese medio. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se obtendrá nueva autorización.

Cláusula trigésima tercera. Vigencia y versión

La presente política corresponde a la versión 1.0 y rige a partir del 1 de octubre de 2026.