Política de Cumplimiento LA/FT/FP y C/ST

PAREX COLOMBIA S.A.S. · Versión 01

1. Objetivo general

Establecer los lineamientos y directrices que orientan la prevención, identificación, evaluación, control y monitoreo integral de los riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, Corrupción y Soborno Transnacional (en adelante “LA/FT/FP y C/ST”) a los que Parex Colombia (en adelante “Parex” o “la Compañía”) pueda verse expuesta en el desarrollo de su objeto social como sociedad de factoring, protegiendo su reputación, sus grupos de interés y la continuidad del negocio.

Objetivos específicos

• Adoptar de manera anticipada, desde la constitución de la Compañía, un sistema único de gestión de riesgos LA/FT/FP y C/ST, en línea con el Capítulo IX de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades (Circular Externa 100-000020 de 2026), que unificó lo que antes se regulaba de forma separada como SAGRILAFT y PTEE.
• Definir el marco de gobierno, roles y responsabilidades frente a la gestión del riesgo LA/FT/FP y C/ST.
• Establecer los principios de debida diligencia aplicables al conocimiento de las contrapartes de Parex (clientes originadores de cartera, deudores, proveedores, colaboradores y accionistas), bajo un enfoque basado en riesgo (EBR).
• Fijar las políticas específicas de prevención de la corrupción y el soborno transnacional exigidas por la nueva regulación (regalos, viáticos, contribuciones políticas, donaciones, cabildeo, FPADM, contratación estatal y código de ética).
• Sentar las bases documentales mínimas que permitan a Parex escalar su sistema de cumplimiento de manera proporcional, a medida que la Compañía inicie operaciones y vincule clientes.

2. Alcance

Esta Política aplica a los accionistas, miembros del máximo órgano social, representante legal, Oficial de Cumplimiento, colaboradores (actuales y futuros), proveedores, contratistas y, en general, a toda contraparte que se vincule o pretenda vincularse con Parex, incluyendo a los clientes originadores de facturas y a los deudores/pagadores de las mismas una vez la Compañía inicie su operación comercial de factoring.

Dado que Parex es una sociedad de reciente constitución que a la fecha de aprobación de esta Política aún no cuenta con clientes ni operaciones activas, su aplicación se hace de manera preventiva y escalonada: los lineamientos de gobierno, ética y debida diligencia rigen desde ya para accionistas, administradores y colaboradores, mientras que los procedimientos operativos de vinculación de contrapartes (formularios, matriz de riesgo, consulta en listas) se activarán y detallarán en el Manual de Procedimientos que desarrolle esta Política, antes del inicio de operaciones comerciales.

3. Marco normativo

Esta Política se expide en desarrollo del nuevo Capítulo IX – Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades, adoptado mediante la Circular Externa 100-000020 del 2 de julio de 2026, que unificó en un solo sistema, con una sola política, un solo manual y una sola matriz de riesgo, lo que hasta entonces se regulaba de forma separada en el SAGRILAFT (antiguo Capítulo X, Circular Externa 100-000016 de 2020) y en el PTEE (antiguo Capítulo XIII, Circular Externa 100-000011 de 2021). La Circular 100-000020 de 2026 derogó expresamente las Circulares 100-000016 de 2020, 100-000004 de 2021, 100-000011 de 2021, 100-000015 de 2021, 100-000008 de 2022, 100-000009 de 2022, 100-000004 de 2023, 100-000010 de 2023, 100-000001 de 2024, 100-000003 de 2024 y 100-300000 de 2024, entre otras disposiciones que le sean contrarias.

Sin perjuicio de lo anterior, esta Política se apoya, en lo que resulte compatible con el nuevo marco unificado, en las políticas y buenas prácticas previamente documentadas por el grupo económico y sus asesores en los manuales de SAGRILAFT y PTEE utilizados como referencia para su elaboración.

Normatividad nacional aplicable (relación no taxativa)

• Capítulo IX de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades – Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST (Circular Externa 100-000020 de 2026) y las circulares que la modifiquen, aclaren o sustituyan.
• Ley 222 de 1995, Código de Comercio y Ley 1258 de 2008 (sociedades por acciones simplificadas).
• Ley 526 de 1999, por la cual se crea la UIAF.
• Ley 599 de 2000 (Código Penal), en especial los tipos penales asociados al LA/FT/FPADM y a la corrupción.
• Ley 1121 de 2006, sobre prevención, detección, investigación y sanción de la financiación del terrorismo.
• Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
• Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, sobre protección de datos personales.
• Ley 1676 de 2013 y Decreto 2669 de 2012, que regulan la actividad de factoring y el Registro Único Nacional de Factores.
• Decreto 4350 de 2006 y sus modificaciones, sobre causales de vigilancia de la Superintendencia de Sociedades aplicables, entre otras, a los factores constituidos como sociedades comerciales.
• Ley 1778 de 2016, sobre responsabilidad de personas jurídicas por actos de corrupción transnacional.
• GAFI – 40 Recomendaciones y estándares internacionales contra el lavado de activos, la financiación del terrorismo y de la proliferación.

4. Definiciones

Beneficiario final: Persona natural que finalmente posee o controla a una contraparte, o en cuyo nombre se realiza una transacción, incluyendo quien ejerza control efectivo o sea titular directa o indirectamente del 5% o más del capital o de los derechos de voto.

Contraparte: Toda persona natural o jurídica con la que Parex establece o pretende establecer una relación contractual o legal, incluyendo clientes (originadores de cartera), deudores/pagadores, proveedores, colaboradores y accionistas.

Debida diligencia: Proceso de conocimiento de la contraparte, su actividad económica, el origen de sus recursos y su perfil de riesgo, previo y durante la relación contractual. Se clasifica en simplificada, ampliada e intensificada según el nivel de riesgo asociado.

Enfoque Basado en Riesgo (EBR): Metodología transversal exigida por el Capítulo IX conforme a la cual la identificación, medición, control y monitoreo del riesgo LA/FT/FP y C/ST se realiza de forma proporcional al nivel de exposición de cada proceso, producto, canal o contraparte, y no exclusivamente para el riesgo de lavado de activos.

LA/FT/FP y C/ST: Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo, Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, Corrupción y Soborno Transnacional — los cinco riesgos que integra el Sistema unificado.

Oficial de Cumplimiento: Persona natural designada por el máximo órgano social, responsable del diseño, dirección, supervisión y monitoreo del Sistema, así como de las relaciones con la UIAF y la Superintendencia de Sociedades.

Operación inusual / sospechosa: Operación cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica habitual de la contraparte (inusual), o que además genera duda razonable sobre la licitud de los recursos o el propósito de la transacción (sospechosa), esta última reportable a la UIAF mediante ROS.

Persona Expuesta Políticamente – PEP: Persona natural nacional o extranjera que por su cargo, posición o influencia goza o ha gozado de un manejo o poder de disposición sobre recursos públicos o presenta un mayor riesgo por su exposición política.

Riesgo inherente / residual: El inherente es el nivel de riesgo antes de la aplicación de controles; el residual es el que subsiste luego de aplicados dichos controles.

Señal de alerta: Hecho, situación, comportamiento o característica de una operación o contraparte que llama la atención por no ser usual, coherente o razonable, y que activa el análisis del Oficial de Cumplimiento.

Sujeto obligado: Sociedad que, por estar sometida a la vigilancia permanente o al control de la Superintendencia de Sociedades y/o por superar los umbrales de ingresos o activos fijados en Unidad de Valor Básico – UVB para su sector, debe implementar el Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST.

UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero, autoridad nacional receptora de los Reportes de Operaciones Sospechosas.

5. Contexto de la compañía

Parex Colombia S.A.S. es una sociedad de reciente constitución cuyo objeto social se centra en el factoring, esto es, el financiamiento de la compra de materiales de construcción mediante la adquisición o el descuento de facturas: el proveedor recibe el pago el día de la entrega y el comprador cancela a Parex en plazos de 30, 60 o 90 días. Por la naturaleza de su actividad, Parex es susceptible de quedar sujeta a la vigilancia de la Superintendencia de Sociedades conforme al Decreto 4350 de 2006 y al Decreto 2669 de 2012, una vez cumpla los volúmenes de operación allí previstos.

6. Sujeción al sistema y adopción anticipada

El Capítulo IX de la Circular Básica Jurídica determina la calidad de sujeto obligado a partir de dos vías alternativas: (i) estar sometida a la vigilancia permanente o al control de la Superintendencia de Sociedades, o (ii) superar, según el sector económico (identificado por código CIIU), los umbrales de ingresos o activos expresados en Unidad de Valor Básico – UVB. Para el año 2026, el Ministerio de Hacienda fijó la UVB en $12.110 COP, de manera que el umbral general del Sistema equivale a 4.929.017 UVB (aprox. $59.690 millones de COP), cifra que se actualiza anualmente y debe verificarse en cada vigencia.

Para las sociedades de factoring, el artículo 5 del Decreto 4350 de 2006 (modificado) sujeta a la vigilancia permanente de la Superintendencia de Sociedades a los factores constituidos como sociedades comerciales cuya actividad exclusiva sea el factoring o descuento de cartera, cuando (a) hayan realizado operaciones de factoring en el año calendario inmediatamente anterior por valor igual o superior a 30.000 SMLMV, o (b) tengan vigentes o hayan ejecutado contratos de mandato específico para la adquisición de facturas. Como Parex se encuentra en etapa de constitución y aún no ha iniciado operaciones, estos umbrales de vigilancia todavía no se han verificado en la práctica.

No obstante lo anterior, y como buena práctica de gobierno corporativo, Parex adopta de manera anticipada y voluntaria esta Política desde su constitución, de forma que el Sistema quede plenamente implementado y probado antes de que la Compañía alcance los umbrales que la conviertan formalmente en sujeto obligado, y a más tardar dentro del plazo que le resulte aplicable conforme al régimen de transición de la Circular 100-000020 de 2026 (31 de mayo de 2027 para quienes ya sean sujetos obligados a la fecha de expedición de la Circular, o el 31 de mayo del año siguiente a aquel en que adquieran tal condición, para los nuevos sujetos obligados).

7. Declaración de compromiso y tolerancia cero

El Accionista Único y la Alta Gerencia de Parex declaran una posición de CERO TOLERANCIA frente al lavado de activos, la financiación del terrorismo, la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva, la corrupción y el soborno transnacional, en cualquiera de sus formas. En consecuencia, Parex se compromete a:

• Promover una cultura organizacional de cumplimiento, autocontrol, ética y transparencia desde el nivel directivo hacia toda la organización.
• No iniciar relaciones contractuales o legales con clientes, deudores, proveedores o colaboradores sin haber surtido el proceso de debida diligencia que le sea aplicable, ni con contrapartes registradas en listas vinculantes o restrictivas para Colombia.
• No recibir ni entregar dinero en efectivo a sus contrapartes, salvo el manejo estrictamente necesario de caja menor.
• Reportar de manera inmediata a la UIAF las operaciones sospechosas que se identifiquen, y colaborar oportunamente con las autoridades competentes.
• Destinar los recursos humanos, técnicos y tecnológicos necesarios para la operación efectiva del Sistema, de forma proporcional al tamaño y a la etapa de desarrollo de la Compañía.
• Capacitar a sus colaboradores y, cuando corresponda, a sus contrapartes, en materia de riesgos LA/FT/FP y C/ST al menos una vez al año.
• Actualizar esta Política y su manual de procedimientos de forma periódica, y en todo caso antes del vencimiento del plazo de transición previsto en la Circular 100-000020 de 2026.

8. Enfoque basado en riesgo (EBR) transversal

Conforme al Capítulo IX, el Enfoque Basado en Riesgo deja de ser exclusivo del riesgo de LA/FT/FP y se convierte en un elemento transversal también para el riesgo de corrupción y soborno transnacional. Parex gestionará sus riesgos LA/FT/FP y C/ST mediante las cuatro etapas siguientes, aplicadas sobre una única matriz de riesgo:

• Identificación: reconocimiento de los factores de riesgo (contrapartes, productos, canales y jurisdicciones) propios de la actividad de factoring de materiales de construcción.
• Medición o evaluación: determinación de la probabilidad e impacto de cada riesgo identificado, para establecer el perfil de riesgo inherente.
• Control: definición e implementación de controles (debida diligencia, consulta en listas, aprobaciones, segregación de funciones) que permitan obtener un perfil de riesgo residual dentro del apetito de riesgo aprobado.
• Monitoreo: seguimiento periódico de las contrapartes y operaciones para detectar cambios en el perfil de riesgo y señales de alerta.

Dado que Parex aún no cuenta con historial de operaciones, la matriz de riesgo inicial se construirá sobre factores de riesgo propios del sector (tipo de contraparte, producto factoring de facturas de materiales de construcción, canal de vinculación y jurisdicción) y se recalibrará con datos reales una vez la Compañía inicie operaciones. Los niveles de riesgo residual no podrán superar el apetito de riesgo que apruebe el máximo órgano social.

9. Estructura de gobierno y responsabilidades

Máximo órgano social (Accionista Único)

Parex es una sociedad por acciones simplificada constituida con un único accionista fundador. En consecuencia, y de conformidad con el artículo 18 de la Ley 1258 de 2008, sus funciones como máximo órgano social son ejercidas por el Accionista Único, cuyas decisiones se consignan en el libro de actas de la Compañía. Mientras Parex no constituya una Junta Directiva ni incorpore nuevos accionistas, las referencias de esta Política a la “Asamblea de Accionistas” o a la “Junta Directiva” deben entenderse hechas al Accionista Único.

• Aprobar esta Política y sus actualizaciones, así como el manual de procedimientos que la desarrolle.
• Designar al Oficial de Cumplimiento y a su suplente, verificando que cumplan los requisitos de idoneidad exigidos por el Capítulo IX.
• Aprobar el apetito de riesgo y la matriz de riesgo LA/FT/FP y C/ST de la Compañía.
• Analizar los informes que presente el Oficial de Cumplimiento y ordenar los recursos necesarios para el funcionamiento del Sistema.

Representante Legal

• Presentar ante el máximo órgano social, junto con el Oficial de Cumplimiento, esta Política y sus actualizaciones.
• Asignar los recursos humanos y técnicos necesarios para la implementación del Sistema.
• Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento de las obligaciones del Capítulo IX, cuando así se le requiera.

Oficial de Cumplimiento

El Capítulo IX exige que el Oficial de Cumplimiento acredite, como mínimo, un (1) año de experiencia profesional (frente a los seis meses antes exigidos) y conocimientos certificados en ambos frentes de riesgo LA/FT/FP y C/ST, provenientes de educación formal o de formación informal que cumpla condiciones mínimas de intensidad, pertinencia y certificación, con actualización obligatoria al menos cada tres años. Debe además ocupar un cargo de alto nivel, con comunicación directa con la administración y dependencia funcional del máximo órgano social. Parex debe designar, con el mismo procedimiento y los mismos requisitos, a un Oficial de Cumplimiento suplente que lo reemplace en sus faltas temporales o absolutas.

• Diseñar, dirigir, supervisar y monitorear el Sistema de Autocontrol y Gestión de Riesgos LA/FT/FP y C/ST.
• Realizar y/o supervisar la debida diligencia de contrapartes, el análisis de señales de alerta y la elaboración de reportes a la UIAF (ROS/AROS).
• Presentar informes al máximo órgano social, como mínimo una vez al año, sobre la eficiencia y efectividad del Sistema.
• Atender los requerimientos de información de la Superintendencia de Sociedades y de la UIAF.
• Coordinar los programas de capacitación anual a colaboradores y, cuando corresponda, a contrapartes.

Comité de Cumplimiento

En la medida en que la estructura de Parex lo permita, se recomienda constituir un Comité de Cumplimiento que se reúna trimestralmente para revisar el funcionamiento del Sistema, el resultado de las capacitaciones y las medidas correctivas frente a desviaciones del apetito de riesgo aprobado.

Colaboradores

• Cumplir esta Política, el Código de Ética y los procedimientos que la desarrollen.
• Reportar al Oficial de Cumplimiento cualquier operación inusual, señal de alerta o posible acto de corrupción del que tengan conocimiento.
• Participar en las capacitaciones programadas por la Compañía.
• Guardar reserva sobre la información asociada a los procesos de debida diligencia y a los reportes de operaciones inusuales o sospechosas.

10. Debida diligencia de contrapartes

Parex no iniciará relaciones contractuales o legales con clientes, deudores, proveedores, colaboradores o accionistas mientras no se haya (i) recolectado la información e identificación necesarias, incluyendo la del beneficiario final; (ii) verificado dicha información y consultado a la contraparte en las listas vinculantes y restrictivas aplicables en Colombia; (iii) determinado su perfil de riesgo conforme a la matriz vigente; y (iv) aprobado su vinculación según el resultado de dicho análisis.

• Debida diligencia simplificada: aplicable a contrapartes de riesgo bajo, con verificación básica de identidad y actividad económica.
• Debida diligencia ampliada: aplicable cuando se detecten señales de alerta, inusualidades o un perfil de riesgo medio o alto.
• Debida diligencia intensificada: aplicable a contrapartes calificadas como PEP, con coincidencias en listas restrictivas de carácter público (por ejemplo, OFAC), o de riesgo extremo.

En línea con el Capítulo IX, la información de las contrapartes calificadas en riesgo alto deberá actualizarse al menos una (1) vez al año, y la de riesgo medio o bajo al menos cada dos (2) años, sin perjuicio de la actualización inmediata cuando surjan alertas que modifiquen el perfil de riesgo.

11. Personas expuestas políticamente (PEP)

La vinculación o permanencia de una contraparte calificada como PEP, o de su cónyuge, compañero(a) permanente o familiares hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad, requiere la aprobación previa de la Alta Gerencia y estará sujeta a debida diligencia intensificada y a un monitoreo específico durante toda la relación contractual, con el fin de mitigar el mayor riesgo reputacional y de LA/FT/FP y C/ST asociado a este tipo de contrapartes.

12. Política en relación con el manejo de datos personales

En cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios) y en concordancia con las obligaciones del Sistema, Parex trata los datos personales de sus accionistas, colaboradores, proveedores, clientes y demás contrapartes con la finalidad exclusiva de adelantar los procesos de debida diligencia, previos y durante la relación contractual, necesarios para identificar, evaluar y mitigar los riesgos LA/FT/FP y C/ST. Dichos datos se almacenan de forma digital en servidores autorizados, y el acceso a ellos está restringido al personal de Cumplimiento en ejercicio de sus funciones.

Parex Colombia S.A.S. cuenta con una Política de Tratamiento de Datos Personales, publicada en su sitio web www.parex.ai, que se aplica de forma complementaria a lo previsto en esta sección.

13. Políticas específicas para la prevención de la corrupción y el soborno transnacional

El Capítulo IX exige a los sujetos obligados diseñar, como mínimo, las ocho (8) políticas específicas que se desarrollan a continuación de forma proporcional al tamaño actual de Parex, y que serán ampliadas en el manual de procedimientos a medida que la Compañía crezca.

13.1. Regalos, atenciones y gratificaciones

• El valor de los regalos, atenciones o cortesías que se reciban u otorguen no podrá superar $200.000 COP (o su equivalente en USD) por evento, ni presentarse más de tres (3) veces al año respecto de un mismo tercero.
• Se prohíbe recibir u ofrecer regalos en dinero en efectivo o en instrumentos convertibles en efectivo, así como cualquier obsequio durante o dentro de los tres (3) meses siguientes a una negociación o adjudicación contractual.
• Todo regalo que supere el monto establecido debe reportarse al Oficial de Cumplimiento para su análisis y aprobación previa.

13.2. Gastos de alimentación, hospedaje y viáticos

Los gastos de representación, viáticos e invitaciones a eventos de interés para Parex deberán contar con la autorización previa de la Alta Gerencia, soportarse documentalmente (facturas, transferencias) y reconocerse únicamente cuando beneficien a la Compañía.

13.3. Contribuciones y participación en campañas políticas

Parex se abstiene de realizar contribuciones económicas y de participar, como persona jurídica, en campañas políticas, sin perjuicio del derecho individual de sus colaboradores a participar en política a título personal, por fuera de su relación laboral con la Compañía.

13.4. Donaciones

Toda donación que realice Parex deberá dirigirse a causas humanitarias o entidades de reconocida trayectoria, ser aprobada previamente por el Oficial de Cumplimiento y estar precedida de un proceso de debida diligencia sobre el beneficiario, con el fin de evitar que se utilice como mecanismo para encubrir actos de corrupción.

13.5. Cabildeo o lobby

Parex Colombia S.A.S. no contrata ni realiza actividades de cabildeo ante autoridades públicas. Cualquier gestión ante servidores públicos para promover intereses de la Compañía deberá ser autorizada previamente por el Representante Legal, realizarse de manera transparente, documentarse y reportarse al Oficial de Cumplimiento. Los terceros que eventualmente se contraten para esta labor serán sometidos a debida diligencia reforzada.

13.6. Prevención de la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva (FPADM)

Parex no establecerá relaciones contractuales con personas naturales o jurídicas, países o entidades incluidos en las listas vinculantes para Colombia en materia de financiación del terrorismo y de la proliferación de armas de destrucción masiva. Cualquier coincidencia deberá reportarse de forma inmediata al Oficial de Cumplimiento, quien evaluará su remisión a la UIAF.

13.7. Contratación estatal

En caso de que Parex participe en procesos de contratación con entidades públicas, dicha participación deberá sujetarse estrictamente al régimen de contratación estatal aplicable, sin ofrecer, prometer o entregar dádivas a servidores públicos, y con el acompañamiento del área jurídica y del Oficial de Cumplimiento.

13.8. Código de Ética y Conducta Empresarial

Esta Política se complementa con el Código de Ética y Conducta Empresarial de Parex, que desarrolla los principios y valores corporativos, las pautas de comportamiento esperadas y el régimen de consecuencias por su incumplimiento.

14. Conflicto de interés

Existe conflicto de interés cuando un accionista, administrador, colaborador o contraparte se encuentra en una situación que pueda anteponer un interés personal, familiar o de un tercero al interés de Parex. Toda persona que se encuentre en una situación de conflicto de interés, real o potencial, deberá declararla e informarla al Oficial de Cumplimiento o a su superior jerárquico, quien determinará las medidas de control aplicables. Los intereses de la Compañía priman en todo caso sobre los intereses personales de quienes actúen en su nombre.

15. Manejo de efectivo

Parex no recibirá ni realizará pagos en efectivo a sus contrapartes; todos los desembolsos y recaudos propios de la operación de factoring se canalizarán a través de entidades financieras vigiladas, salvo el manejo estrictamente necesario de caja menor conforme a los lineamientos que defina el área financiera.

16. Reserva y confidencialidad de la información

La información derivada de los procesos de debida diligencia, del análisis de operaciones inusuales o sospechosas y de los reportes efectuados a la UIAF es estrictamente reservada y solo será conocida por las autoridades competentes. Ningún colaborador podrá divulgar a la contraparte involucrada, ni a terceros, la existencia o el contenido de un reporte de operación sospechosa.

17. Señales de alerta

Se consideran señales de alerta, entre otras, las operaciones que no guarden relación con la actividad económica de la contraparte, el uso reiterado de efectivo, la negativa a suministrar información o documentación soporte, la vinculación de terceros no identificables como beneficiarios finales, y las solicitudes de trato preferencial frente a servidores públicos o funcionarios de la propia Compañía. El desarrollo detallado de las señales de alerta propias del negocio de factoring de materiales de construcción se incorporará en el manual de procedimientos.

18. Reporte de operaciones sospechosas y colaboración con autoridades

El Oficial de Cumplimiento reportará de manera inmediata a la UIAF, a través del sistema SIREL, toda operación calificada como sospechosa (ROS). En caso de que transcurra un trimestre sin que se presente un ROS, se remitirá el informe de “Ausencia de Reporte de Operación Sospechosa” (AROS) dentro de los diez (10) días calendario siguientes al vencimiento del trimestre. Parex atenderá oportunamente los requerimientos de información que le formulen la UIAF, la Superintendencia de Sociedades y demás autoridades competentes, en los términos del artículo 8 de la Ley 1121 de 2006 y demás normas aplicables.

19. Canales de comunicación y línea ética

Parex dispondrá de los siguientes canales para que colaboradores, contrapartes y terceros formulen inquietudes o reporten de buena fe hechos que puedan contrariar esta Política, garantizando la confidencialidad del reportante y la prohibición de represalias en su contra:

• Buzón del Oficial de Cumplimiento: compliance@parex.ai
• Línea Ética: lineaetica@parex.ai. Mientras se habilita el acceso directo del Oficial de Cumplimiento a esta cuenta, todos los mensajes recibidos se reenvían automáticamente a su correo, sin intermediación de la administración.

20. Capacitación y divulgación

Parex divulgará esta Política a todos sus colaboradores y dejará constancia de su lectura y aceptación. Conforme al Capítulo IX, se impartirá capacitación en materia de riesgos LA/FT/FP y C/ST al menos una (1) vez al año, tanto a los colaboradores como, cuando corresponda, a las contrapartes de mayor riesgo, priorizando los temas de identificación de operaciones inusuales o sospechosas, señales de alerta y contenido y forma de los reportes internos.

21. Conservación de documentos

Los soportes de la debida diligencia, los reportes internos, los informes del Oficial de Cumplimiento y demás documentación relacionada con el Sistema se conservarán por un término no inferior a diez (10) años, de acuerdo con los medios y condiciones de seguridad, integridad y disponibilidad exigidos por la ley, y se dispondrán en cualquier momento a solicitud de las autoridades competentes.

22. Régimen de sanciones

El incumplimiento de esta Política se considerará una práctica insegura y no autorizada, y dará lugar a las sanciones internas que establezca el Reglamento Interno de Trabajo y las cláusulas de los contratos respectivos, sin perjuicio de las sanciones penales, disciplinarias y administrativas a que haya lugar.

El Reglamento Interno de Trabajo de Parex Colombia S.A.S. califica como falta grave, y justa causa de terminación del contrato, la violación de las prohibiciones en materia de regalos, soborno, manejo de recursos, ofrecimiento de rendimientos a terceros y confidencialidad de la información.

23. Aprobación, vigencia y actualización

Esta Política fue aprobada por el Accionista Único de Parex Colombia S.A.S. mediante Acta No. 1 del 30 de septiembre de 2026 y rige a partir del 1 de octubre de 2026. Deberá revisarse y actualizarse al menos una vez al año, o antes si se presentan cambios normativos, operativos o de mercado que así lo justifiquen, y en todo caso antes del vencimiento del plazo de transición del 31 de mayo de 2027 previsto en la Circular 100-000020 de 2026. Toda modificación deberá ser aprobada por el máximo órgano social, a propuesta del Representante Legal y del Oficial de Cumplimiento.